Politica de confidențialitate
Această politică explică ce date personale sunt prelucrate prin platforma Onement (onement.ro și subdomeniile organizațiilor), de ce, cât timp și ce drepturi ai, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”), Legea nr. 190/2018 și Legea nr. 506/2004.
1. Cine suntem și în ce calitate
Platforma este furnizată de [Denumire firmă SRL / PFA], CUI [CUI], [Nr. Registrul Comerțului], cu sediul în [Adresa sediului], Cluj-Napoca, România („noi”, „Furnizorul”). Contact pentru protecția datelor: privacy@onement.ro.
- Pentru datele studenților și ale mentorilor dintr-o organizație (de regulă o societate antreprenorială studențească — SAS, o asociație sau o universitate), organizația este operatorul de date. Ea decide cum se desfășoară programul de mentorat. Noi suntem persoană împuternicită (art. 28 GDPR) și prelucrăm datele doar la instrucțiunile ei, pe baza Acordului de prelucrare a datelor. Numele organizației apare pe pagina de înscriere și în aplicație. Pentru cereri legate de aceste date, adresează-te în primul rând organizației; dacă ne scrii nouă, îi transmitem cererea fără întârziere.
- Pentru conturile echipelor organizațiilor (coordonatori, administratori) în relația lor contractuală cu noi, pentru solicitările de acces, pentru corespondența cu noi și pentru vizitarea site-ului de prezentare, noi suntem operatorul de date.
2. Ce date prelucrăm
| Persoane vizate | Date |
|---|---|
| Studenți |
Nume, e-mail, parolă (doar ca hash argon2); universitate, facultate, specializare, anul de studiu, o scurtă descriere (opțional); competențele și nivelul fiecăreia, domeniile de interes, rolurile dorite în echipă, orele disponibile pe săptămână, limbile și formatul preferat (fizic / online); dacă profilul e vizibil mentorilor; data consimțământului. Activitatea în program: ideile propuse, aplicările la idei (cu motivația), echipele din care face parte, cererile de mentorat, mentoratele, feedback-ul (notă și comentariu opțional). Conținutul din spațiul de lucru al echipei: mesaje, documente și linkuri încărcate, sarcini, preferința pentru notificări. Jurnalul de activitate al organizației (pentru toți membrii): acțiunile făcute în aplicație, cu data, ora și adresa IP, inclusiv versiunea anterioară a mesajelor, sarcinilor și notițelor de mentorat modificate sau șterse și autentificările eșuate pe un cont existent. |
| Mentori | Nume, e-mail, parolă (hash), titlu profesional, companie, ani de experiență, descriere, linkuri (opțional); domeniile și competențele cu nivelul lor, stadiile la care pot ajuta, numărul de echipe pe care le pot lua, limbi, format. Ideile propuse, deciziile la aplicări și cereri, jurnalul de mentorat (data, notițe, decizii, pașii următori), mesajele din spațiile echipelor. |
| Echipa organizației (coordonatori, administratori) | E-mail, nume, parolă (hash), rolul, sesiunile de autentificare (adresă IP, browser), jurnalul acțiunilor din aplicație, încercările de autentificare eșuate (IP, e-mail). |
| Persoane care solicită acces (formularul „Solicită acces”) | Numele și prenumele, funcția, e-mailul, telefonul (opțional); numele organizației sau instituției, subdomeniul dorit, tipul organizației, localitatea, numărul estimat de studenți, mesajul (opțional); pentru Pro, opțional, datele de facturare. Data acceptării termenilor, adresa IP și browserul (pentru limitarea abuzurilor). Starea solicitării și corespondența, din sistemul nostru de suport (helpdesk). |
| Vizitatori ai site-ului de prezentare | Doar jurnalele tehnice ale serverului web (adresă IP, pagina accesată, browser, data și ora). Nu folosim cookie-uri, analytics sau resurse de la terți. |
Platforma nu este concepută pentru date din categorii speciale (sănătate, religie, opinii politice etc.). Te rugăm să nu le incluzi în profil, în mesaje sau în documente.
3. Scopuri și temeiuri legale
| Scop | Temei legal |
|---|---|
| Potrivirea studenților, mentorilor și ideilor; aplicări, cereri de mentorat, formarea echipelor | Stabilit de organizație ca operator. Pentru studenți, la înscriere se cere consimțământul pentru prelucrarea profilului în acest scop (art. 6 alin. 1 lit. a), care poate fi retras oricând prin ștergerea profilului. Pentru mentori, de regulă interesul legitim al organizației de a derula programul (lit. f) sau acordul de colaborare cu mentorul (lit. b). |
| Spațiul de lucru al echipei (discuții, documente, sarcini, jurnal) și notificările pe e-mail | Derularea programului la care participi (lit. b / f). Poți opri oricând notificările pe e-mail. |
| Furnizarea serviciului către organizații, conturile echipelor lor | Executarea contractului (lit. b). |
| Jurnalul de activitate al organizației (verificarea și soluționarea reclamațiilor, trasabilitate) | Interesul legitim al organizației de a putea verifica ce s-a întâmplat în program (lit. f). Îl văd doar proprietarul și administratorii organizației; echipa platformei nu are acces la conținutul lui. |
| Securitatea platformei (sesiuni, limitarea încercărilor de autentificare, jurnale) | Interesul nostru legitim de a proteja serviciul și datele (lit. f). |
| Analiza solicitărilor de acces și crearea organizațiilor | Demersuri precontractuale la cererea ta (lit. b); limitarea abuzurilor: interes legitim (lit. f). |
| Facturare și evidență contabilă (planuri plătite) | Obligație legală (lit. c). |
4. Cum funcționează potrivirea
Onement calculează un scor de potrivire între mentori și idei și între studenți și idei, pe baza datelor din profil: domeniile, competențele și nivelul lor, competențele cerute de idee și cele pe care le acoperă deja echipa, stadiul ideii, limba, formatul și locurile libere ale mentorului. Aceasta este o formă de creare de profiluri în sensul art. 4 pct. 4 GDPR, folosită doar pentru a ordona recomandări. Fiecare scor vine cu motivele lui, afișate în aplicație.
Scorul nu produce singur niciun efect: oamenii decid. Studentul alege la ce idee aplică sau ce mentor roagă; mentorul acceptă sau refuză; coordonatorii pot ajusta ponderile criteriilor. Nu folosim datele pentru publicitate și nu le combinăm cu date din afara platformei.
5. Cookie-uri
Aplicația folosește un singur cookie, strict necesar (art. 4 alin. 5 din Legea nr. 506/2004), pentru care nu e nevoie de consimțământ:
| Nume | Scop | Durată |
|---|---|---|
sid | Sesiunea de autentificare, legată de adresa organizației. | 30 de zile sau până la ieșirea din cont |
Nu folosim cookie-uri de analiză, publicitate sau social media și nu încărcăm resurse de la terți (fonturi, scripturi, hărți). Site-ul de prezentare (onement.ro) nu setează niciun cookie.
6. Cât timp păstrăm datele
- Profilurile și activitatea din program: cât timp organizația își păstrează contul sau până când îți ștergi contul ori te elimină organizația. La ștergerea contului dispar profilul, competențele, aplicările și cererile tale; ideile și documentele echipei rămân echipei, fără legătura cu contul tău (autorul apare ca „cont șters”). La încetarea contractului cu organizația, datele sunt șterse în cel mult 30 de zile, după ce organizația a avut posibilitatea să le exporte.
- Organizații arhivate: rămân doar-citire până la data de ștergere aleasă; înainte de ștergere se face o copie criptată a exportului în spațiul de arhivă al platformei, din UE.
- Copiile de siguranță: baza de date se copiază automat, local (14 zile) și criptat (AES-256) într-un spațiu de stocare din UE, cu rotație zilnică, săptămânală și lunară. O dată ștearsă dispare din toate copiile în cel mult 190 de zile.
- Coada de notificări pe e-mail: cel mult 30 de zile. Sesiunile expiră după 30 de zile, invitațiile după 7 zile, linkurile de resetare a parolei după 24 de ore, iar încercările de autentificare eșuate se șterg după 24 de ore (în jurnalul de activitate al organizației rămân, 12 luni, doar cele pe un cont existent).
- Jurnalul de activitate al organizației: 12 luni, apoi se șterge automat.
- Solicitările de acces: cele aprobate, cât timp există organizația creată; celelalte, cel mult 12 luni. IP-ul și browserul se șterg după 90 de zile.
- Jurnalele tehnice ale serverului web: pe termen scurt, de regulă sub 30 de zile. Corespondența: cel mult 3 ani. Documentele contabile: cât prevede legea.
7. Cine vede datele și cui le transmitem
- În organizație: coordonatorii și administratorii văd profilurile și activitatea din program. Mentorii văd profilurile studenților care au ales să fie vizibili, aplicările la ideile lor și cererile primite; e-mailul unui student devine vizibil mentorului doar după ce cererea sau aplicarea e acceptată. Conținutul spațiului unei echipe îl văd doar membrii ei, mentorii ei și coordonatorii. Datele unei organizații nu sunt vizibile altor organizații.
- Nextcloud-ul organizației (opțional, planul Pro): dacă organizația alege să păstreze documentele echipelor în propriul Nextcloud, fișierele încărcate ajung pe serverul organizației, sub controlul ei.
- Furnizorii noștri (persoane împuternicite secundare), strict pentru operarea serviciului:
- Oracle Cloud Infrastructure (Oracle Corporation și afiliații săi): găzduire (server și stocare), [Regiunea OCI, ex. UE — Frankfurt (eu-frankfurt-1)]. Pe aceeași infrastructură rulează și sistemul nostru de suport (helpdesk);
- Brevo (Sendinblue SAS), Franța: trimiterea e-mailurilor (invitații, resetarea parolei, notificări despre cereri și rezumatul noutăților din echipă);
- spațiul de stocare extern pentru copiile de siguranță criptate, în UE.
- Autorităților, doar atunci când legea ne obligă.
Nu vindem și nu închiriem date și nu le folosim pentru publicitate. Datele sunt stocate în Uniunea Europeană. Dacă un furnizor ar accesa date din afara SEE (de exemplu pentru suport tehnic), transferul este protejat prin clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene.
8. Securitate
Conexiuni criptate (HTTPS/TLS), parole stocate doar ca hash argon2, sesiuni revocabile legate de adresa organizației, protecție CSRF, limitarea încercărilor de autentificare, separarea logică a datelor fiecărei organizații, acces pe roluri, jurnal de audit, backup criptat și actualizări de securitate automate. Parolele de aplicație pentru Nextcloud sunt păstrate criptat. Detalii în Anexa 2 a Acordului de prelucrare.
9. Drepturile tale
Ai dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate, dreptul de a te opune prelucrării bazate pe interes legitim, de a-ți retrage consimțământul oricând (fără a afecta prelucrarea anterioară) și de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată (art. 15–22 GDPR). Profilul îl poți corecta oricând din aplicație.
- Studenți și mentori: adresează cererea organizației (SAS-ului), care este operatorul. Poți scrie și la privacy@onement.ro; transmitem cererea organizației și o ajutăm să răspundă.
- Echipele organizațiilor și alte persoane: scrie-ne la privacy@onement.ro. Răspundem în cel mult o lună.
Poți depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, cod poștal 010336, București, anspdcp@dataprotection.ro, www.dataprotection.ro, și te poți adresa instanței.
10. Alte informații
Minori. Serviciul se adresează în principal studenților. Dacă o organizație include participanți sub 16 ani (de exemplu elevi de liceu), ea răspunde pentru existența unui temei legal și, unde e cazul, a acordului părinților.
Modificări. Putem actualiza această politică; data ultimei actualizări apare sus. Organizațiile sunt anunțate pe e-mail cu cel puțin 30 de zile înainte de schimbările importante.
Contact: [Denumire firmă SRL / PFA], [Adresa sediului], Cluj-Napoca, România, privacy@onement.ro.